一次活動的成功與否，除了富有創(chuàng)意又合乎實際的策劃之外，其具體的實施安排也非常重要。會議期間的文化體驗活動主要安排如下。

（一）設計線路和擬定時間

文化體驗活動實例：第九屆亞洲傳媒論壇文化體驗活動線路安排表

▲文化體驗活動考察點——成都大熊貓繁育基地

文化體驗活動實例：杭州G20峰會夫人團文化考察活動線路策劃

杭州G20峰會期間，組委會為使外方代表團團長夫人的考察活動力求精確精美，針對杭州提煉了13條考察線路，前后80余次調整，形成100多套活動策劃方案，形成各類工作方案120余套，匯報幻燈片材料22稿，印刷匯報手冊16稿，視頻匯報材料3套，最終敲定了浙江大學、中國美術學院、樓外樓三條線路。

▲杭州G20峰會主會場

線路一：9月5日上午10：00，在浙江大學，嘉賓出席了“艾滋病防治宣傳校園行——走進浙江大學”活動。活動最后，嘉賓們在簽名板上貼上紅絲帶，共同表達勸防治和抗擊艾滋病的堅定支持和共同期待。

線路二：上午11：30左右，嘉賓蒞臨中國美術學院。嘉賓們觀看了“雨過天青”青瓷藝術展，欣賞了南宋青瓷文物龍泉官窯魚耳瓶和瓊式瓶，近距離觀看和感受近年該校師生作品，體會端莊秀美的中國青瓷的獨特韻味，一齊領略了青瓷、書畫、絲綢等中國傳統(tǒng)文化藝術魅力。在觀看“意象中國”書畫展時，中外嘉賓一起用毛筆書寫漢字“和”。

▲杭州文化藝術品——絲綢畫

線路三：在樓外樓，嘉賓一起享用午宴。樓外樓經過半年多時間的改建，窗外的青山舟影、畫橋煙柳與室內的中國文化渾然一體。現(xiàn)場精美的餐具和盤中美食與窗外的西湖美景，淋漓盡致地描摹了天堂杭州獨特的城市韻味。夫人團在午宴的同時，觀看了一臺充滿江南韻味的中國傳統(tǒng)戲曲文藝演出。

▲杭州人文旅游景點——樓外樓

此外，組委會還充分考慮了元首夫人個性化行程。通過整合不同的杭州文化元素，制定了30余條個性化行程方案，涵蓋關食、購物、觀光、文化體驗等要素，成為各國元首夫人在峰會期間的旅游體驗線路。

▲會議活動禮品

（二）確定活動參加人數(shù)

一般而言，文化體驗活動作為會議的子活動，多在會議間歇或會后舉行，并非所有的參會者都能如期參加。因此，在舉行文化體驗活動之前，應提前做好人數(shù)統(tǒng)計工作，根據報名人數(shù)提前安排好場地、車輛、票證、餐飲等服務。

（三）安排陪同人員

根據文化體驗活動的內容、形式安排陪同人員。陪同人員一般包括：與參會者身份、職位相當?shù)膶Φ阮I導、解說員、攝影攝像人員、引導員或導游人員、隨車人員等。如果有外賓參加，還應包括現(xiàn)場翻譯人員。在出發(fā)之前，各陪同人員應做好相應準備，應對各種可能出現(xiàn)的問題。